Us ha tocat a vós. Encara no sabeu per on començar? Cal fer l’organigrama de l’empresa. O renovar aquell antic manuscrit que corre per aquí des de fa segles i que ja ningú sap qui va fer.
L’organigrama de l’empresa és, encara que us entesteu a deixar-ho per a un altre dia, un document molt útil per treballar amb un cert ordre. De fet, les empreses que no en tenen acostumen a ser desorganitzades i poden tenir problemes per enfrontar-se a qualsevol repte que (de sobte) se’ls presenti. Les empreses familiars, per exemple, solen ser una víctima habitual de l’absència d’organigrames.
Avui volem ajudar-vos a resoldre aquest problema. No ho deixeu per a demà. Ho podeu fer avui.
Vegem, què és un organigrama?
Comencem pel principi. Ho intuïu i ho intuïu molt bé: un organigrama és aquell document que ens mostra gràficament quines són les responsabilitats de cada persona dins de l’empresa. A més, està fet de tal manera que fa evidents les diferents jerarquies.
I tot i que a l’organigrama ja s’indiquen els càrrecs, després ha d’existir un document complementari. Digueu hola al manual de procediments! Aquest us servirà per indicar quines són les funcions de cada lloc de treball i com actuar en cas de canvis, alertes o problemes.
En realitat, l’organigrama també és una mena de salvavides que pot resultar de gran ajuda a l’hora de definir l’estratègia de l’empresa.
D’acord, ja m’ha quedat més clar. I ara què faig?
Després de tenir clar què és un organigrama, el segon que heu de saber és que en existeixen de diferents tipus. Si tenim en compte la disposició gràfica dels elements, veurem que hi ha (entre d’altres) els organigrames horitzontals i els verticals. Els nostres preferits són aquests últims. De fet, els verticals són els més utilitzats per la majoria d’organitzacions, així que ens basarem en aquests.
Es ramifiquen de dalt a baix, seguint un ordre jeràrquic. Aquest és, diríem, l’organigrama perfecte per a pimes. Després hi ha l’horitzontal, que sí que és més recomanable per a empreses grans. Perquè sol proporcionar extensió, que és el que es necessita en aquests casos.
A continuació, cal definir l’estructura
És un altre punt clau. Cal decidir de quina manera estructurem l’organigrama, perquè existeixen diferents fórmules. L’anomenada estructura funcional serveix per organitzar per funcions. Així, queden perfectament separats els departaments de comptabilitat, comercial, Recursos Humans, màrqueting, etcètera.
Si triem una estructura per producte, partirem de cadascun dels productes per traçar les dependències i els responsables. Una altra opció és fer-ho per tipus de client, una opció que ens resultarà molt útil si els nostres clients tenen particularitats molt diferents.
En el cas que l’empresa estigui específicament organitzada per territoris (un fet molt comú en vendes), podrem confeccionar un organigrama geogràfic. Ens anirà millor per tenir l’estructura real de l’empresa molt més clara.
Comencem per un organigrama bàsic
No us compliqueu més les coses. Heu de començar per un organigrama bàsic, perquè amb el temps el més probable és que l’hagueu de modificar i ampliar. I tot arribarà.
El següent és molt obvi, però ho heu de tenir en compte. Primer heu de traçar un llistat amb els noms i els càrrecs de cadascuna de les persones que treballen a l’empresa. Alhora, aquests càrrecs han de tenir definides una sèrie de funcions. També heu de deixar clar de qui depèn cadascun dels perfils, perquè tothom sàpiga on acudir en cas de dubtes o problemes.
Tres consells bàsics:
- Feu definicions de càrrecs concises i clares
- No us embarqueu en mil i una dependències. Deixeu clar qui depèn de qui perquè no es produeixin encavalcaments o malentesos. L’estructura vertical us ajudarà molt.
- Si podeu, deixeu anotat a l’organigrama com actuar —i a qui adreçar-se— en cas que hi hagi un problema. Per exemple, quan un client es queixa o quan salten les alarmes a la matinada perquè han caigut els servidors.
Tenint en compte tot això, l’organigrama de partida quedarà força complet. I encara que amb el temps hagueu de fer canvis i afegits, el més probable és que siguin molt menors.
Problema resolt?
Finalment, lògicament, heu de posar negre sobre blanc l’estructura que heu definit. Per traçar l’organigrama podeu fer servir un processador de textos simple, com el Word, o ajudar-vos amb altres eines més sofisticades. Existeixen programes especialment pensats per fer organigrames.
Després de revisar-lo amb els qui manen, ja només us queda compartir-lo. Pot ser que no tots els problemes que té la vostra empresa pel que fa a organització i estructura hagin quedat resolts, però us garantim que l’organigrama es convertirà en un dels grans suports de l’organització.
Els organigrames professionalitzen l’empresa i ajuden a fer que el repartiment de tasques i responsabilitats estigui molt més clar. No es produiran encavalcaments i deixareu de duplicar tasques i desaprofitar recursos immediatament.
