Hem parlat en moltíssimes ocasions sobre la digitalització i els múltiples beneficis que pot reportar per a una organització. Tanmateix, encara hi havia processos i pràctiques que teníem pendents. Tecnologies que ens semblaven prescindibles i difícils d’integrar en el nostre dia a dia, però que avui resulten absolutament necessàries per tirar endavant els projectes de qualsevol organització.
La Signatura digital o signatura electrònica, per exemple. Fins ara no l’havíem implementat al cent per cent. Ja fos per desconeixement o perquè no teníem molt clar quines eines i tecnologies utilitzar. Però, ara més que mai, els departaments de Recursos Humans han necessitat i continuen necessitant la Signatura digital per validar legalment documents a distància.
Fins ara utilitzàvem mètodes molt més rudimentaris, costosos i lents. Com per exemple, enviar per missatgeria documents que s’havien de signar, perquè ens els portés després de tornada un altre missatger.
Però per a moltes empreses, implementar la Signatura digital a la seva realitat quotidiana és necessari des d’ara. Però ho serà encara amb més raó en el futur més immediat. Per aquesta raó, Woffu acaba d’integrar en la seva solució la funcionalitat de Signatura digital. Voleu saber com funciona, quins avantatges té i com podeu començar a utilitzar-la a la vostra organització?
Woffu integra la Signatura digital: cap al treball líquid
El treball líquid no és només una tendència. En els últims mesos us hem donat unes quantes raons per les quals hauríeu d’impulsar el treball líquid i flexible a la vostra organització. Una de les accions que inevitablement hem de posar en marxa és la digitalització de documents, una tasca que pot ajudar-nos moltíssim a simplificar la feina, no només del departament de Recursos Humans, sinó de l’organització al complet.
I amb la digitalització de documents hem de parlar també de la signatura electrònica. Els documents amb signatura electrònica són aquells que, en efecte, estan signats digitalment. I que, per tant, són legalment vàlids. De fet, la Llei 59/2003 assenyala que la signatura electrònica és el conjunt de dades en forma electrònica, consignades juntament amb d’altres o associades amb elles, que poden ser utilitzades com a mitjà d’identificació del signant.
A través de Woffu, les empreses tenen la possibilitat de compartir, distribuir i signar qualsevol tipus de document amb els empleats i empleades, fent-ho des d’un entorn cloud, al núvol, i a través d’un procés totalment segur. Així, poden transferir-se contractes, nòmines, normatives, expedients i, en definitiva, qualsevol tipus de document que necessiti ser distribuït. Per a això serveix la funcionalitat Documents.
Des d’aquí es poden compartir tots els documents necessaris en format digital, però és que a més, amb l’opció de Compartir també s’activa la possibilitat d’incloure la signatura dels usuaris. De moment, aquests documents han de tenir format PDF per poder-se signar.
Des d’aquesta secció, podrem activar el check de Sol·licitar la signatura del document. I a partir d’aquí, realitzar l’enviament amb el requisit de la signatura que podran veure i realitzar tots els destinataris, fins i tot (si fos necessari) de manera seqüencial.
Els avantatges més importants de la Signatura digital
Comptem amb Woffu per a multitud de processos, com per exemple el control horari i presència, d’absències o les vacances, però ara també amb la possibilitat de gestionar des d’un únic espai els documents amb Signatura digital. Gràcies a aquesta eina, els departaments de Recursos Humans veuran automatitzat un procés que fins ara resultava absolutament tediós.
Així, en lloc d’enviar, esperar, signar físicament i tornar a esperar el retorn de documents signats, les empreses podran reduir passos i evitar imprimir, enviar, escanejar, realitzar més còpies, intercanviar correus electrònics. O, si és físicament, realitzar enviaments a través de serveis de correus. El procés de Signatura digital es pot fer en un mateix dia o moment. Perquè, de fet, gràcies a aquest sistema s’agilitzen les gestions, es redueix el risc d’errors i s’acaba amb determinats costos (enviaments, segells, sobres, impressions, etcètera).
I com sempre, aquest estalvi de temps i recursos es tradueix en més minuts (i hores, sense cap dubte) per als equips de Recursos Humans. D’aquesta manera, poden emprar el seu temps en altres tasques que exigeixen d’ells més dedicació i energia. Com per exemple, la fidelització i cerca de talent, els processos de contractació o la formació.
>>Coneix més sobre la Signatura digital a Woffu<<
>>Parleu amb un expert i aprofiteu la nostra promoció!
