Una inspecció de treball no és plat de bon gust per a ningú. Però les inspeccions de treball es produeixen moltes més vegades de les que imagineu. I ara ve la pregunta: si sabíeu que demà mateix us arribarà una inspecció de treball, sabríeu com afrontar-la?
Bé, en primer lloc hem de dir que una inspecció de treball no ha de ser fruit d’una denúncia. En realitat, qualsevol empresa o autònom que tingui empleats al seu càrrec pot ser objecte d’una inspecció per part del Ministeri de Treball. Així doncs, és molt important que un cop ens arribi el requeriment, siguem capaços de mantenir la calma i afrontar el procés amb tota seguretat.
Per això, avui volem donar algunes de les claus per gestionar aquest procés i sortir-ne airosos. Vegem, pas a pas, quines són les pautes bàsiques i quin treball podem fer prèviament perquè tot surti bé.
1. Regla número u: mantenir la calma
Com dèiem al principi, és important tenir en compte que una inspecció de treball no sempre és un procediment que es desencadeni després d’una denúncia. Res més lluny de la realitat. Qualsevol empresa o autònom amb treballadors és susceptible de ser objecte d’una inspecció, de manera que en primer lloc hem de cridar a la calma. Quan ens arriba una notificació d’aquestes característiques, solem portar-nos les mans al cap i preocupar-nos de manera excessiva, segurament sense cap motiu. És essencial que tractem d’estar tranquils i que ens centrem en tot el procés de la inspecció de treball, que exigirà de nosaltres molta organització per a l’aportació de documentació i respostes als inspectors.
2. Inspecció de treball, què és i en què consisteix?
Vegem en primer lloc què és exactament una inspecció de treball. L’organisme encarregat de posar en marxa aquest mecanisme de control és la Inspecció de Treball i Seguretat Social (ITSS), vinculat al Ministeri de Treball i Economia Social. Aquest s’encarrega de vetllar pel compliment de la legislació vigent en el marc de les obligacions laborals i de la Seguretat Social. S’ocupa, en definitiva, de garantir els drets i obligacions d’empreses i treballadors. La seva tasca és la d’assessorar per evitar infraccions i vulneracions dels drets de les dues parts. Un dels mecanismes que observa el correcte compliment són les inspeccions de treball.
3. Com preparar-nos per a la inspecció?
Contràriament al que es creu, la major part d’inspeccions no parteixen d’una denúncia prèvia. De fet, la Inspecció de Treball i Seguretat Social (ITSS) sol emprar el ‘factor sorpresa’ per fer més efectius els controls. Es tracta que, encara que no ens facin una inspecció, com a empresa tinguem tota la documentació en ordre sempre i no només en el moment en què se’ns exigeix presentar-la. D’aquí que per estar preparats davant d’una inspecció hàgim de:
- Tenir disponible i ben organitzada la documentació precisa
- Mantenir-nos sempre informats sobre els canvis legals
- Adaptar la nostra empresa a les noves exigències legislatives
- Tenir sempre accessible la documentació que se’ns pugui requerir
- Comptar amb sistemes i eines com Woffu, que ens ajudin a portar millor el control
4. Quins documents necessitarem?
Dèiem que hem d’estar centrats en la inspecció de treball perquè l’inspector que se’ns assigni podrà requerir-nos un bon nombre de documents. De fet, és molt possible que encara que els tinguem ben ubicats i organitzats, sigui necessari treure’ls en paper i lliurar-los a la Inspecció de Treball en el format tradicional. Això és pràcticament tot el que ens poden sol·licitar:
- Escriptures i poders de la Societat
- Justificant d’inscripció de l’empresa a la Seguretat Social
- Contractes i nòmines dels treballadors
- Justificant d’estar al corrent en els pagaments de nòmines
- Justificant d’estar al corrent en els pagaments a la Seguretat Social
- Parts de confirmació, alta i baixa dels treballadors
- Assegurances socials
- Balanç d’hores extraordinàries
- Pla de Prevenció de Riscos Laborals
- Rebuts d’autònoms
5. Quins errors no hauríem de cometre?
Centrar-nos en l’aportació d’informació, ja sigui a través de documents o a través d’entrevistes als treballadors, és clau. De fet, no fer-ho pot sortir-nos molt car, perquè l’inspector pot arribar a considerar que estem obstaculitzant la inspecció. Per tant, no hauríem de cometre cap d’aquests errors:
- Negar-nos a aportar documentació o retardar la seva aportació en els terminis estipulats
- Ocultar informació de manera deliberada o no que sigui essencial per al procés d’inspecció
- Coaccionar treballadors perquè no col·laborin en la inspecció
6. I si rebem una sanció?
Si finalment i malgrat totes les nostres aportacions rebem una sanció per part de la Inspecció de Treball, hem d’estar atents i mostrar-nos col·laboratius al màxim. És fonamental no preocupar-se en excés, especialment si hem estat puntuals i hem aportat tota la documentació requerida. Si finalment es produeix la sanció, l’haurem de rebre en un termini màxim de deu dies hàbils des de l’emissió de l’acta d’infracció, que serà el mateix dia de la inspecció.
Si hi ha errors que puguin esmenar-se a través de l’aportació de nova documentació haurem de fer-ho, presentant un recurs d’al·legacions. Si finalment tot és correcte, pot ser que la sanció sigui esmenada i cancel·lada del nostre historial com a empresa. Convé, sobretot, no fer cas omís a la notificació, presentar la documentació o realitzar els pagaments dins de termini. En cas contrari, incorrerem en noves sancions i allargarem innecessàriament el procés.
