D’un temps ençà hem après que la digitalització pot ser, en efecte, la nostra millor aliada. Un estudi d’InfoJobs revela que 7 de cada 10 empreses estan més digitalitzades que abans de la pandèmia. És cert que la irrupció de la COVID-19 va obligar moltes empreses a digitalitzar bona part de la seva activitat, com el control horari i presència. I encara que moltes percebien des d’abans que era important posar-se mans a l’obra amb la transició, van ser raons de força major les que van motivar el gran pas.
Ara podem afirmar allò que no hi ha mal que per bé no vingui. Encara que també és veritat que convé que siguem curosos, analítics i objectius a l’hora de triar les eines que ens ajudaran a digitalitzar les tasques a la nostra organització. Perquè no tot s’hi val en pro de la digitalització.
El programari de control horari i presència ha estat una de les novetats més implantades a les organitzacions, degut en bona mesura al Reial Decret llei 8/2019, de 8 de març, de mesures urgents de protecció social i de lluita contra la precarietat laboral en la jornada de treball. És la que popularment es coneix com a Llei de temps i assistència, que obliga les empreses a registrar les jornades dels treballadors. L’objectiu? Evitar el malbaratament d’hores extres, que a més no es cobren, i que solen ser origen de malestar i desgast per a les persones.
El control horari i presència, què li demanem a una eina?
A més de registrar les hores realitzades pels empleats i empleades, les eines de control horari o gestió de temps solen contribuir a millorar l’organització del treball i dels torns, així com les vacances, principal maldecap dels equips de RRHH.
Encara que no tot s’hi val. Hi ha coses que heu de demanar a una eina de gestió de temps com és Woffu. Només així us funcionarà de debò, a vós i als vostres empleats i empleades, resolent bona part dels problemes i les gestions del dia a dia. Només en aquest cas percebreu que la digitalització haurà valgut la pena.
1. Ha de ser amable i fàcil d’utilitzar
Us sorprendria comprovar la quantitat de vegades que una empresa digitalitza el control horari i es topa amb una eina massa complicada. Tan complicada que converteix el dia a dia dels empleats en un veritable calvari. No podem perdre el temps a registrar jornades, demanar vacances o enviar documentació amb sistemes complexos i gens intuïtius. Perquè en aquest cas, l’únic sentiment que despertarà el vostre programari de gestió de temps serà ràbia. I això no ens convé a ningú.
Per tant, a l’hora de contractar un sistema de gestió de temps com Woffu, demaneu una prova i assegureu-vos que es tracta d’una eina amable, intuïtiva i fàcil d’utilitzar.
2. Ha de donar facilitats i tranquil·litat
Un programari de gestió de temps ha d’incloure diferents funcions. La més important és, sens dubte, la que permet fitxar. I és que el control horari és fonamental per a qualsevol organització ara mateix. Però això no ho és tot. A més de portar el registre de les entrades i sortides, el programari ha d’incloure altres opcions, com Woffu, que permet gestionar les vacances i absències i organitzar torns.
La mateixa eina ofereix la possibilitat de compartir informes, documents i fins i tot dur a terme la Signatura digital. Que una mateixa eina inclogui diferents funcions és, sens dubte, còmode i del tot tranquil·litzador.
3. Ha de resultar fiable i segura
Una eina per gestionar el temps en RRHH ha de resultar fiable i segura, en la mesura que respecti la Llei de Protecció de Dades i preservi la privacitat dels usuaris. De la mateixa manera, és imprescindible que compleixi els estàndards de qualitat i estigui subjecta a la norma.
I és que en el cas de la gestió horària, per exemple, necessitareu que el registre d’entrades i sortides dels treballadors quedi guardat durant almenys quatre anys, que és el temps que exigeix la llei. En cas d’inspecció, podreu disposar fàcilment de tota la informació que necessiteu, sense haver de buscar o recuperar documents perduts.
4. Ha de resoldre els problemes i oferir acompanyament continu
El programari de control horari i presència que heu contractat, resol problemes o en crea de nous? No és difícil trobar-se amb eines que dificulten el dia a dia dels usuaris, és a dir, dels empleats i la gent de Recursos Humans, perquè deixen de funcionar quan més les necessiteu, es bloquegen determinades funcions o tenen continus problemes de rendiment.
A més, és indispensable que l’empresa que proporciona el programari ofereixi un acompanyament, suport continu i formacions, tant en el moment d’implantar-se l’eina, com en la incorporació de funcions noves.
5. Cal que estigui sempre operativa i disponible
Sistemes de gestió de temps que cauen un dia sí i l’altre també? No és tan estrany. En els temps que corren i amb la proliferació del teletreball i els models híbrids és imprescindible que aquest tipus d’eines estiguin sempre operatives i no experimentin fallades de manera freqüent. No en va, la vostra gent necessitarà fitxar en qualsevol moment i des de qualsevol dispositiu, com per exemple l’ordinador portàtil o el mòbil.
Si l’eina comença a experimentar problemes, l’únic sentiment que us despertarà serà de profunda decepció i neguit. I el que volem és eficiència i operativitat al cent per cent. I parlant de coses que funcionen, ja heu provat Woffu?
