Ja sabeu que, des de fa un temps, els treballadors espanyols estan obligats a fitxar. I les empreses, lògicament, estan obligades a instal·lar sistemes per al control horari i presència. Ho estableix un decret llei aprovat pel Govern que s’està aplicant des de fa ja quatre mesos. El seu objectiu? Combatre el frau laboral i controlar les hores extres que fan els professionals al nostre país.
El Govern va donar a les empreses un termini de dos mesos per aplicar la nova norma de control horari i presència. Però és cert que des del principi s’han produït inspeccions. Ara, quatre mesos després de la posada en marxa de la nova llei, el Ministeri de Treball, Migracions i Seguretat Social ha promès endurir l’aplicació del decret llei. D’aquí que sigui tan important que els nostres empleats compleixin l’obligació de fitxar.
Per què? Doncs, en primer lloc, perquè com a empresa us enfronteu a sancions greus. Si després d’una inspecció queda provat que s’incompleix la llei o que hi ha irregularitats en el control horari i presència, les multes poden arribar a ser:
- Lleus (de 60 a 625 euros) si no s’informa correctament de les condicions laborals o no es lliuren als empleats els informes de registre de jornada.
- Greus (de 625 a 6.250 euros) si es detecta que les hores extres no es paguen o que hi ha irregularitats en l’horari.
- Molt greus (de 6.250 a 187.515 euros) si les hores extres les han fet menors de 18 anys, si es produeixen impagaments o retards reiterats.
Què puc fer perquè els empleats no s’oblidin de fitxar?
Aplicar un sistema de control horari i presència ha estat complicat per a moltes empreses. I, tot i que ara ho tinguin tot a punt perquè els treballadors fitxin cada vegada que entren i surten del seu lloc de treball, és possible que a molts d’aquests empleats se’ls oblidi registrar les entrades i sortides. També us passa a vosaltres? Sabeu què podeu fer perquè recordin l’obligació de fitxar cada dia?
Evidentment, vós i el vostre equip de Recursos Humans teniu altres ocupacions més prioritàries o urgents que encarregar-vos que els professionals de la vostra empresa fitxin com cal. En qualsevol cas, el que us proposem no és quedar-vos de braços plegats, sinó assegurar-vos que des de la vostra empresa feu tot el possible perquè els treballadors no s’oblidin de fitxar. Aquí teniu algunes idees que us poden ser de gran ajuda.
Un sistema de fitxatge àgil i fàcil d’utilitzar
És important que us plantegeu aquesta qüestió, perquè si el sistema que feu servir actualment per fitxar és lent i complex, no seria estrany que els professionals de la vostra empresa s’oblidessin de fitxar. Sobretot si estan en un d’aquells dies de feina fins dalt. És fonamental disposar d’un sistema tan àgil com sigui possible per als registres, si pot ser que funcioni mitjançant biometria. O que ofereixi als empleats la possibilitat de fitxar de manera remota: una cosa que us serà tremendament útil si part de la plantilla treballa des de casa o des de qualsevol altre lloc fora de l’oficina.
Un programa d’incentius
Si el problema es fa més habitual del que caldria i observeu que són molts els empleats que s’obliden de fitxar, potser seria convenient crear un programa d’incentius. Per què no provar amb les recompenses en lloc dels càstigs? Es tracta d’aconseguir que fitxin puntualment cada dia i felicitar-los per això. A més, podeu configurar un sistema de recompenses, com ara un brunch, un dia lliure o més temps extra per a les vacances.
La responsabilitat dels caps d’equip
Ja sabeu que, com en gairebé totes les facetes de la vida, la comunicació és poder. Us heu preguntat com de preparats estan els responsables de cada equip per recordar als vostres empleats que han de fitxar cada dia? És important que treballeu amb els líders de cada secció per parlar amb els professionals que tenen al seu càrrec sobre com fitxar i recordar-los sovint que ho facin. És més fàcil que cada responsable d’equip controli uns quants treballadors que no pas que algú es dediqui a vigilar com fitxen tots els de l’empresa.
Recordatoris personals
Passa a totes les empreses. Hi ha empleats que mai no s’oblidaran de fitxar. D’altres, en canvi, no seran capaços de fer-ho correctament. Una opció interessant per no allargar aquest mal costum en el temps és aconseguir que els responsables d’equip detectin quines persones solen oblidar-se de fitxar. A partir d’aquí, podran prendre cartes en l’assumpte i enviar-los recordatoris personals.
Esbrineu on és el problema
Si hi ha molts treballadors que solen oblidar-se de fitxar, pot ser que hi hagi algun tipus de problema que se us escapa. Per solucionar-ho, convindrà anar a l’origen i comprovar si les persones que treballen a la vostra empresa estan saturades de feina, si els sistemes per fitxar no funcionen correctament o si heu de col·locar ordinadors o equips per al control horari i presència en llocs molt més accessibles.
Comuniqueu els beneficis de fitxar
Pot ser que alguns empleats vegin el sistema de fitxatge, que d’altra banda és obligatori, com una manera de tenir-los controlats. La pedagogia és vital per desterrar falses creences, de manera que us recomanem utilitzar els diferents canals de comunicació que teniu a la vostra empresa per compartir amb ells quins són els beneficis de fitxar, ja que al cap i a la fi pot resultar molt útil, per exemple, per reconèixer sobrecàrregues de feina i altres anomalies organitzatives.
Trieu un bon sistema per fitxar
Que el sistema per fitxar que implanteu a la vostra empresa sigui el més idoni contribuirà al fet que els empleats ho tinguin més fàcil a l’hora de fitxar. I, lògicament, evitareu les multes que us puguin imposar per tots aquells que s’han oblidat de fer-ho una vegada i una altra.
En la majoria de casos, el més pràctic és disposar de sistemes com el de Woffu. És un programari que pot reduir i fins i tot eliminar la majoria d’incidències que es produeixen a l’hora de fitxar: oblits, registre d’hores incorrecte, etcètera.
El de Woffu és un sistema molt fàcil d’utilitzar. Tots els usuaris el faran servir sense problemes, ja que, a més, és capaç d’adaptar-se a qualsevol tipus d’empresa. Totes les seves opcions són absolutament personalitzables.
A més, Woffu és una eina potent per als equips de Recursos Humans. Facilita tant la gestió d’absències com les vacances i, per descomptat, el control horari i presència. A més, el sistema inclou una funcionalitat que genera informes periòdics amb dades molt rellevants per a Recursos Humans, com ara les vacances gaudides i no gaudides per cada empleat, informes personalitzats sobre absència i presència, historial de sol·licituds per part dels treballadors, gràfiques d’absentisme laboral, baixes per malaltia, informes de seguretat i visites, etcètera.
Que el sistema per fitxar sigui fàcil d’utilitzar, tant per als equips de Recursos Humans com per als empleats, és fonamental per obtenir bons resultats a l’hora de registrar el control horari i presència. A les vostres mans està aconseguir-ho.
