Els nostres dies tenen 24 hores i les nostres jornades laborals no solen (o no haurien d’) allargar-se més enllà de les 8 hores. I encara que alguns hi dediquin més o menys temps, la majoria tenim la sensació que aquest no ens cundeix gens. Per això recorrem massa sovint a allò de: no tinc temps, no em dona la vida, no puc amb tot o necessito gestionar millor el meu temps.
És molt possible que en molts casos es produeixin vertaderes sobrecàrregues de treball. No obstant això, moltes vegades tot és una qüestió de saber gestionar les hores que tenim disponibles. Optimitzar la gestió del temps hauria de ser, tot i que també a la resta de departaments de l’empresa, una ocupació central a Recursos Humans. Més que res perquè és des d’aquí on es gesten i organitzen les jornades laborals de tots els membres de l’organització.
Però, què és una solució que optimitza la gestió del temps?
Optimitzar la gestió del temps és fonamental per desenvolupar la nostra feina en unes condicions òptimes, mirant per la salut física i mental de les persones. En una societat saturada d’estímuls, tasques i distraccions, cuidar la gestió del temps des de RRHH és fonamental perquè la productivitat no se’n ressenti ni es debiliti a curt i llarg termini. Per sort, existeixen solucions com Woffu, que poden ajudar-nos a gestionar el temps adequadament per evitar que l’estrès i el caos s’acarnissin amb la nostra gent.
Diu Miguel Fresneda, cofundador de Woffu, que l’actiu més important de les empreses són les seves persones i l’actiu més important de les persones és el seu temps. Per això aspirem a un univers laboral sense friccions. Un bon gestor de temps us pot ajudar, però, de debò resultarà tan útil? La resposta és sí i ja esteu trigant a provar-ho. Aquestes són els avantatges que Woffu ofereix per optimitzar la gestió de temps.
1. Gestor de vacances i absències
Organitzar les vacances és un dels maldecaps més grans que té un departament de RRHH, però nosaltres creiem que no hauria de ser així. No quan existeixen solucions per gestionar les vacances i les absències d’una manera intel·ligent, ràpida i sense complicacions, que es tradueixen en l’antic intercanvi interminable de correus electrònics, equívocs i enfadaments.
Amb Woffu les vacances i dies d’absència es gestionen directament des de la plataforma, ja sigui a través del web o per l’app, que la veurem en detall més endavant. Un cop ben comunicades les polítiques de vacances, els empleats poden sol·licitar els seus trams i, a partir d’aquí, el departament de RRHH resoldrà les peticions. Qualsevol canvi d’última hora també es pot gestionar d’aquesta manera i en qüestió de minuts. No hi ha res més.
Una visibilitat completa mantindrà tothom assabentat dels dies lliures del seu equip. RRHH, responsables i usuaris tenen una vista calendaritzada i poden configurar normes i preferències. D’aquesta manera, evitarem solapaments de vacances, friccions i malentesos.
Però no tot són vacances, a Woffu apostem per un univers laboral sense friccions. I en el dia a dia podem trobar diferents motius d’absència que poden generar incidències. Per això, a través del nostre mòdul d’absències, la vostra gent pot realitzar sol·licituds de les hores (fins i tot minuts) que necessitin per absentar-se i compensar-les directament amb les seves hores de presència.
2. Control horari i presència
Fa mesos que el control horari i presència és una obligació regulada per llei. Les empreses han de registrar les jornades dels seus treballadors i guardar aquesta informació durant un temps, per si es produís una inspecció. L’objectiu d’aquesta legislació és observar el compliment dels horaris. No en va, són moltes les persones que fan hores extres sense percebre la deguda retribució a canvi.
Woffu facilita a les empreses el gest de fitxar, que es pot realitzar a través del web, l’aplicació mòbil o, fins i tot, dispositius biomètrics integrats a la vostra empresa. Amb una configuració prèvia dels horaris teòrics de cada treballador podreu afegir els descansos necessaris i, també, limitar-los amb diferents nivells de flexibilitat.
Amb el mòdul de presència podreu calcular fàcilment la jornada efectiva de treball dels vostres empleats. És hora de flexibilitzar la vida laboral i fomentar la desconnexió digital amb una solució totalment digital.
3. Gestió de torns
Una altra tasca que provoca maldecaps als responsables dels departaments de RRHH és la gestió de torns. Woffu facilita tant les coses que permet realitzar una organització àgil dels torns, ja sigui per centres de treball, departaments o equips, oferint l’opció de configurar-los fàcilment al calendari i integrar-los en les jornades laborals efectives.
Creeu una varietat il·limitada d’horaris fixos, flexibles i rotatius d’acord amb cada conveni i contracte de treball. Si realitzeu canvis d’última hora, podreu notificar-ho als vostres empleats a través de l’aplicació mòbil i el correu electrònic. Comunicació eficient i efectiva a l’instant.
Totes les possibilitats adaptades a la normativa laboral vigent. L’objectiu? Optimitzar el temps al màxim tenint en compte les necessitats de l’empresa i reduint les friccions a la mínima expressió.
4. Informes de RRHH
Sovint, per optimitzar la gestió de temps cal prendre decisions. I des del departament que gestiona i cuida persones no s’haurien de prendre decisions que no estiguin basades en dades. Woffu facilita aquesta tasca oferint-nos la possibilitat de generar i descarregar informes en temps real sobre vacances, presències i absències. La nostra plataforma també s’encarrega de calcular l’índex d’absentisme, les liquidacions i el total de dies meritats per treballador.
Podreu analitzar el comportament de les persones d’un departament per detectar possibles patrons, problemes o incidències que repercuteixin negativament en l’organització. Però, per quant de temps es manté aquesta informació? Tindreu a la vostra disposició l’historial de totes les sol·licituds mantingudes durant els últims quatre anys.
Finalment, i potser el punt més rellevant, és que a través de l’obtenció d’informes en temps real, es farà aflorar qualsevol incompliment, ja sigui per excés o per defecte. És important detectar-ho a temps i ajustar les decisions en pro del benefici de tota l’organització.
5. Comunicació interna i gestió documental
Sense comunicació no hi ha bona gestió que valgui i a Woffu ho tenim molt clar. Per això, la mateixa solució compta amb un sistema de comunicació interna, que ofereix la possibilitat d’enviar documentació des d’un únic lloc. Això és especialment útil per facilitar les tasques del departament de RRHH, que sol treballar amb documents. La difusió d’anuncis es pot fer per a un empleat en particular, incloure tot un departament o tota la plantilla.
Realitzar comunicats generals i penjar-los al mur facilita la comunicació i permet als empleats i a RRHH deixar de perdre temps enviant i responent cadenes de missatges. Arriba simultàniament a tots els empleats i assoleix una major transparència. Tan fàcil com això.
6. L’app de Woffu per a la gestió del temps
La majoria de nosaltres passem molt més temps al mòbil que a l’ordinador. Portar tota la informació relativa a la nostra feina a la butxaca ajuda, no només al departament de RRHH, sinó a tota l’empresa, a facilitar la gestió en qualsevol moment i des de qualsevol lloc.
Des de l’app de Woffu es poden consultar comunicacions, organitzar torns i consultar-los, enviar documents, veure qui està disponible i qui no, i fins i tot fitxar. El millor? És totalment usable, senzilla per a totes les persones, sense necessitat de formació. No oblidem que ha estat dissenyada per a tot tipus de dispositius iOS i Android. Així que adeu excuses. Aposteu per les noves tendències socials i brindeu flexibilitat a la vostra gent sense perdre visibilitat.
7. Valors agregats com Woffu Bay, Woffu Legal, Signatura digital
En els últims mesos hem crescut i ho hem fet incorporant facilitats per a les empreses. Una de les més importants és Woffu Bay, un braç més de Woffu que s’ha estrenat amb Woffu Health, un sistema perquè les organitzacions puguin brindar beneficis als seus empleats en termes de salut, esport, llars d’infants, etcètera.
A través de Woffu Legal, un altre servei acabat d’inaugurar al juny, els professionals de RRHH tenen l’oportunitat d’informar-se i consultar experts sobre les últimes novetats en temes legals vinculats a l’empresa.
I finalment hi ha el servei de signatura digital, que també és un altre dels afegits de Woffu per ajudar a optimitzar la gestió de temps. Serveix per reduir costos ocults i de temps per a la signatura digital de documents de RRHH i corporatius. Un pas més cap al treball líquid. A què esteu esperant?
