Amb un enfocament en la distribució de cafè, begudes i postres per a hotels, restaurants i comerços, aquest proveïdor compta amb més de 300 milions d’euros de facturació, té presència a 7 països europeus amb 21 plataformes logístiques i dona servei a més de 3.200 clients.
Com era la gestió del control horari i presència abans de Woffu?
Amb més d’una dotzena de delegacions a Espanya i un equip de 140 empleats en moviment constant, l’empresa de distribució de cafè necessitava una solució que permetés monitorar, organitzar i optimitzar els horaris de treball i les absències dels empleats de manera digital.
«Abans de Woffu no teníem res. Només a la delegació de Barcelona i Madrid teníem el marcatge físic amb empremta dactilar. A les altres delegacions, que són més petites, no ho teníem implementat. Les vacances les portàvem en paper, en quadrants d’Excel», comenta el responsable de Control Intern.
Això generava una càrrega administrativa més gran, descontrol i dificultats per complir la normativa laboral. Era evident la necessitat d’un sistema de control horari i presència eficient i centralitzat.
L’empresa va iniciar la cerca d’un programari que l’ajudés a gestionar la política de jornada laboral de les seves delegacions i va rebre la recomanació de Woffu per part de Sage, un programari de gestió empresarial que facilita l’administració de la comptabilitat, les finances i les nòmines. Com a partners de Woffu, Sage coneixia de primera mà els beneficis de l’eina, per la qual cosa va ser fàcil confiar en la seva recomanació i avaluar Woffu com l’eina ideal.
Visibilitat i eficiència operativa a l’empresa de distribució de cafè
La implementació de Woffu va marcar un canvi positiu, aportant la seguretat i el control necessaris per gestionar de manera efectiva el seu equip en creixement. En consolidar tota la informació d’assistència, vacances i absències en una sola plataforma, Woffu permet a l’empresa optimitzar la gestió de recursos i millorar la precisió en els registres d’assistència.
El responsable de Control Intern destaca l’impacte d’aquesta transformació: «Abans no teníem visibilitat de res. Per a les vacances, utilitzàvem un Excel que els empleats podien modificar sense que ho sabéssim. Només dues delegacions registraven marcatges; ara, amb Woffu, tot queda registrat i les dades es mantenen sota control. Marquem el conveni a principi d’any i assignem automàticament la quantitat de dies que correspon a cadascú.»
Woffu no només permet un registre exacte, sinó que també estalvia temps en el dia a dia de l’equip de RR. HH. Tal com comenta el responsable de l’equip de persones: «Cada setmana, dedico una hora a generar un informe amb els marcatges pendents i l’envio als responsables de cada delegació perquè el validin amb els seus equips. Això assegura la precisió, evita l’acumulació d’incidències i ens ajuda a complir la normativa.»
Gràcies a Woffu, el procés de planificació d’absències també és més eficient i visual, i facilita el control i l’ordre als equips. «Utilitzo l’informe d’absències per quadrar les vacances. Quan els empleats sol·liciten dies lliures, genero el quadrant i l’exporto a Excel per verificar que no se solapin massa empleats del mateix departament. Per a mi, és molt pràctic, visual i realment útil», explica.
La visibilitat i l’eficiència que Woffu ofereix a aquesta empresa del sector Food & Beverage són essencials perquè l’equip pugui operar sense interrupcions, complint la normativa i assegurant una planificació equilibrada dels recursos.
Una eina que s’adapta a la realitat
Woffu destaca per ser una solució flexible, ideal per adaptar-se a la realitat operativa de les empreses. Amb nou tipus de marcatge disponibles —des del marcatge amb el mòbil, el marcatge per IP per a oficines i fins al marcatge mitjançant l’extensió de Google Chrome—, Woffu permet que l’empresa de distribució de cafè configuri els mètodes de marcatge que millor s’adaptin a les seves necessitats específiques, centres de treball i equips.
Per a RR. HH. del proveïdor de cafè, aquesta possibilitat ofereix beneficis clau:
- Estalvi de temps i gestió simplificada: En centralitzar diferents tipus de marcatge en una mateixa plataforma, es redueix la càrrega de treball i el temps necessari per gestionar assistències, independentment de la ubicació de l’equip.
- Precisió en el control horari i presència: Woffu garanteix un registre exacte de les hores treballades, complint així la normativa laboral i minimitzant els errors humans.
- Millora en l’experiència de l’empleat: Els empleats poden marcar de la manera que millor s’ajusti a la seva jornada, cosa que facilita el compliment de la normativa i permet una gestió molt més fluida del seu temps de treball.
«Amb Woffu hem pogut configurar dos mètodes de marcatge: amb el mòbil i amb l’ordinador. El personal d’oficina marca des del web. En canvi, els repartidors que no venen a l’oficina, sinó que surten de casa directament a visitar clients, marquen amb el mòbil. Això és molt pràctic perquè ens permet assegurar-nos que els empleats marquen al seu lloc de treball» explica el responsable.
Gràcies a aquesta versatilitat, l’empresa ha trobat en Woffu una eina adaptable, que s’integra perfectament en el dia a dia de les seves operacions, independentment de la complexitat de la seva estructura o distribució geogràfica.
Resultats assolits a l’empresa de distribució de cafè
«Woffu és força pràctic i m’ha ajudat a tenir control dels marcatges i el seguiment de vacances dels empleats» comenta. Amb la implementació de Woffu, s’han aconseguit millores operatives importants i en la gestió del seu equip:
- Eficàcia en el control horari i presència amb incidències de marcatge per sota de l’1%. La ràpida adopció de l’eina per part dels treballadors, juntament amb el seguiment setmanal dels marcatges, ha donat com a resultat menys de l’1% d’incidències en els registres d’assistència.
- Gran reducció del temps administratiu per a RR. HH., ja que centralitzar tots els marcatges i les sol·licituds d’absències ha simplificat els processos de gestió i l’eliminació d’errors manuals.
- 100% de precisió en els registres de marcatge. Abans, només dues delegacions disposaven d’un sistema de marcatge, mentre que ara s’ha assolit un 100% de control sobre els horaris a les seves 14 delegacions, garantint el compliment de la normativa laboral a tota l’organització.
- Millora en la planificació de vacances i absències. El temps dedicat a planificar absències i quadrants de torns s’ha reduït notablement, permetent a RR. HH. dedicar més temps a iniciatives estratègiques.
- Reducció de conflictes i errors en l’assignació de dies lliures: en assignar i registrar automàticament els dies de vacances segons conveni, Woffu ha minimitzat els conflictes en el seguiment de vacances, millorant la satisfacció dels empleats perquè senten que el seu temps està ben cuidat.
Aquests indicadors reflecteixen com Woffu ha transformat la gestió horària, proporcionant visibilitat i control a tota l’estructura de l’empresa. Això permet que el seu equip se centri en allò que realment importa: continuar creixent en el sector Horeca i oferir el millor servei als seus clients.
Agraïm la confiança que l’empresa ha dipositat en nosaltres i desitgem continuar treballant plegats molts anys més, donant suport al seu èxit i expansió.
