Equivalenza va néixer el 2011 per reinventar la indústria amb un model de negoci disruptiu i sostenible, que permet combinar una qualitat excepcional amb preus accessibles. Equivalenza va canviar les normes perquè els perfums deixessin de ser un bé de luxe i es convertissin en una forma d’expressió, a l’abast de tothom.
A través d’un assessorament expert i una àmplia gamma de productes de perfumeria, ambientació per a la llar i cosmètica, ofereixen un viatge sensorial a les 600 botigues a tot el món.
A les seus d’Equivalenza a Espanya, la gestió de la política de jornada laboral havia estat un desafiament, a causa de la diversitat d’horaris presents en els equips de botigues, oficines i magatzems. Abans d’implementar Woffu, l’equip de People s’enfrontava a un sistema fragmentat que implicava hores de treball manual, munts de paper i processos burocràtics.
Des de l’assignació d’horaris rotatius a les botigues fins a la supervisió dels dies d’absència sota diferents convenis, l’equip dedicava gran part del seu temps a gestionar tasques administratives, com ara processar manualment les sol·licituds de 170 empleats apuntades en paper, que havien de ser revisades de forma manual, aprovades per l’equip de People i introduïdes al sistema.
En aquest context, l’equip de People va treballar amb determinació per posicionar-se estratègicament dins de l’empresa, demostrant el valor que podia aportar en implementar solucions innovadores i digitals.
A més, l’equip d’IT, conformat per professionals que s’encarreguen de gestionar la tecnologia de la informació d’Equivalenza, també havia de prestar suport amb l’antic sistema de control de fitxatges i donar suport en la implementació de canvis, sumant una altra capa de complexitat i dependència.
El repte: simplificació i sostenibilitat
En paraules d’Anaïs Mas-Yebra, People & Talent Director, sobre l’antic programari de fitxatge: “Ens treia molt de temps perquè havíem de revisar contínuament els registres, contactar amb els equips, estar demanant que per favor segueixin bé els horaris.”
Davant d’aquestes dificultats, Equivalenza necessitava una solució de RR.HH. que fos capaç de gestionar els horaris rotatius i múltiples convenis, casuística pròpia del sector Retail, i que, al seu torn, els permetés estalviar temps i reduir la burocràcia.
A més, la sostenibilitat era un eix fonamental que la nova eina havia de complir. Un dels objectius principals per a Equivalenza és reduir l’ús innecessari de paper i alinear la gestió interna amb els valors corporatius centrats en la responsabilitat mediambiental.
Més que una eina, una solució estratègica
Des de la implementació de Woffu el 2020, els beneficis han estat palpables. La Carmen, People & talent specialist, ho resumeix amb claredat: “Ara l’empleat realitza la sol·licitud directament des de Woffu, li arriba al responsable directe que fa aquesta aprovació, i des de People fem una revisió per confirmar que tot compleixi la normativa. Woffu ens estalvia molt de temps”.
L’automatització i flexibilitat de l’eina van marcar un abans i un després en el seu dia a dia. Els Store Managers ara poden gestionar de forma autònoma els horaris rotatius dels seus equips, adaptant-los ràpidament a canvis d’última hora. A més, Woffu permet gestionar horaris i vacances segons els convenis específics de cada àrea de treball, eliminant la fricció entre diferents tipus de contractes.
Anaïs Mas-Yebra destaca que, a més d’estalviar temps, l’equip de People va guanyar amb Woffu una cosa encara més valuosa: enfocament. “Hem guanyat temps per dedicar-nos a altres tasques, que ens permeten créixer com a empresa i que són més valuoses, com cuidar del benestar dels empleats”, comenta.
Impacte en la cultura i benestar dels empleats
L’impacte no es va limitar a l’equip de People. L’experiència dels empleats va millorar significativament. Segons l’Anaïs, no hi va haver resistència a l’eina: “Jo crec que la gent en general està contenta amb l’eina. Woffu et deixa associar persones en funció dels horaris i s’ajusta molt a les peculiaritats que necessitem”.
Aquesta personalització ha generat confiança entre els empleats i els seus responsables, creant una cultura més transparent i eficient.
Un aliat proper i de confiança
Un altre factor que Equivalenza valora profundament és la proximitat de l’equip de suport de Woffu. La Carmen assenyala: “Cada vegada que escric a suport, rebo una resposta ràpida, amb vídeos explicatius que faciliten molt la feina. Hi ha una part de proximitat en l’equip i es nota que és una empresa que està pel client”.
Les reunions periòdiques amb el seu Customer Success Manager també són un punt fort, ajudant-los estratègicament a assolir els seus objectius, resoldre dubtes i optimitzar l’ús de l’eina en el dia a dia.
A més, un dels beneficis inesperats va ser l’alliberament de l’equip d’IT, que ja no necessita estar involucrat en la gestió de Woffu, permetent que tant IT com People puguin enfocar-se en altres projectes estratègics.
Resultats tangibles i sostenibles
Amb Woffu, Equivalenza no només ha simplificat processos i reduït la burocràcia, sinó que també ha alineat la seva gestió de la política de jornada laboral amb el seu compromís de sostenibilitat. “La idea era eliminar la burocràcia i fer-ho més sostenible. Ara els processos de sol·licitar absències, per exemple, són molt més senzills”, explica la Carmen.
A més, l’equip de People ara pot centrar-se en iniciatives estratègiques per al benestar dels empleats, com projectes enfocats en valors, beneficis socials i avantatges per als equips.
El temps estalviat en tasques administratives ha permès a l’equip de People centrar-se en iniciatives estratègiques per al benestar dels empleats, com projectes enfocats en valors, beneficis socials i avantatges per als equips, que reforcen la cultura d’Equivalenza. Woffu no només va resoldre problemes operatius, sinó que també va aportar valor a escala organitzativa.
Un missatge per a altres professionals de People
L’Anaïs té un consell clar per a aquells que busquen una solució per a la gestió del temps: “Que busqui una cosa que li faciliti la feina i que li estalviï temps. Aquest tipus d’eines ajuda a enfocar-nos en altres coses que aporten valor”.
Per a la Carmen, l’elecció de Woffu també es va basar en la qualitat del servei: “El servei d’atenció al client és molt bo i àgil. És una cosa que valorem i ens ajuda a treballar amb confiança”.
La transformació d’Equivalenza amb Woffu va més enllà de la gestió del temps: és un exemple de com la tecnologia pot ser un aliat estratègic per simplificar processos, guanyar temps i promoure el benestar dels empleats. Gràcies a Woffu, l’equip de People d’Equivalenza ha optimitzat el temps del seu dia a dia i ha reforçat els valors de sostenibilitat i agilitat que defineixen la marca.
Des de Woffu estem agraïts per la confiança que Equivalenza ha dipositat en nosaltres i esperem continuar col·laborant durant molts anys, acompanyant-los en el seu creixement i èxits futurs.
Voleu que la vostra història s’assembli a la d’Equivalenza?
Conegueu més de Woffu aquí.
