El grup alimentari espanyol que, des de fa gairebé tres dècades, es dedica a proveir equips de productes de consum ràpid, com ara refredadors, màquines expenedores, dispensadors i altres equips de “ready to drink & eat”.
Reptes en la gestió de la política de jornada laboral
La gestió d’horaris i absències en el grup es realitzava en paper i en fulls d’Excel. Tal com comenten del departament de RR.HH.:
“El que passava és que l’Excel el gestionava el responsable del departament i la resta no aconseguíem veure l’origen. Hi havia poca comunicació de tot el que era extern d’aquest departament”
Aquest mètode de registre dificultava que RR.HH., els responsables d’equip i els mateixos treballadors tinguessin accés a la informació i generava una manca de visibilitat a nivell general, ja que no hi havia intercomunicació amb la resta de departaments.
La responsable de RR.HH. del grup afegeix: “Quan es feia el control horari i presència en paper havíem d’imprimir cada mes els fulls individuals de cada treballador”, un procés que generava una gran càrrega administrativa, alenteix les tasques del departament, ocupava un espai físic innecessari a l’oficina i tampoc era sostenible per al medi ambient.
D’altra banda, la recent adquisició d’una altra empresa va afegir complexitat, ja que alguns empleats utilitzaven dispositius de marcatge per empremta com a mètode de marcatge i altres seguien processos en paper. Això va evidenciar que, abans d’implementar Woffu, la gestió no estava preparada per escalar, ja que en sumar noves empreses amb sistemes desconnectats, els problemes només es podien multiplicar.
Casuístiques específiques del grup del sector alimentari
En un entorn amb empleats tècnics en constant moviment, altres treballant des de l’oficina i altres de guàrdia, el grup del sector alimentari requeria una eina que s’adaptés a aquestes casuístiques específiques. Gràcies al fet que l’equip de RR.HH. coneixia Woffu per experiències prèvies, el procés de presa de decisió va ser senzill, ja que confiava que l’eina cobria les necessitats.
L’equip es va adaptar ràpidament a la nova eina de marcatge, i el procés d’incorporació dels centres de treball restants que encara no utilitzaven el sistema Woffu continua avançant amb èxit.
Visibilitat de la disponibilitat dels empleats i els horaris
“Ara amb Woffu hi ha més informació. M’estic assabentant de més coses que si fos en un Excel”, comenta la responsable de RR.HH.
La implementació de Woffu va suposar un canvi tangible en la dinàmica de l’equip i en l’eficiència dels processos interns. Un dels primers beneficis que el grup va observar va ser la visibilitat aconseguida.
Gràcies al calendari de presència i absència de Woffu, els equips coneixen, en temps real, qui està present i qui no, la qual cosa és essencial per coordinar operacions, conèixer l’horari de treball i els dies d’absència, així ens ho comenta RR.HH.:
“Aquest matí un tècnic havia de contestar un correu electrònic molt concret. I el primer que he fet és mirar a Woffu si li toca treballar de matí o de tarda, perquè té guàrdia. Abans no tenia aquesta informació. Els trucava dues vegades, no em contestava, trucava al coordinador perquè em digués quin horari tenia”.
Per exemple, el grup ha pogut incloure els nous permisos de la llei de famílies com a motius d’absència a Woffu, cosa que permet que els treballadors tinguin coneixement d’aquesta normativa i els dies permesos. Aquesta claredat ha generat una cultura de major responsabilitat i col·laboració entre els membres de l’equip.
Transparència i impacte positiu en la cultura organitzacional
Un altre dels beneficis que destaquen en el grup és la claredat que han guanyat els empleats sobre els seus dies de vacances restants i permisos d’absència disponibles. La qual cosa ha tingut un impacte positiu en la seva satisfacció. RR.HH. assenyala que aquesta transparència ha permès que els empleats autogestionin els seus propis dies d’absència:
“A tots ens agrada poder entrar a Woffu, anar a sol·licituds i veure quants dies de vacances o quantes hores et corresponen per excés de jornada. És molt valuós no haver d’anar mirant mil Excels i preguntar pel saldo”.
Tenir accés a aquesta informació els brinda seguretat als empleats i facilita la planificació dels seus dies lliures, cosa que contribueix a una cultura organitzacional més transparent i organitzada.
L’equip de RR.HH. també assenyala que abans de la implementació de Woffu molts treballadors no sabien els permisos que els corresponien per conveni. Ara amb Woffu estan més informats.
A més, ara els responsables d’equip també poden accedir fàcilment al saldo dels empleats per conveni, sense necessitat de trucar a la gestoria o a RR.HH. per consultar-la, cosa que abans alenteix els processos i ocasionava correus electrònics i trucades innecessàries. El departament de RR.HH. afegeix:
“El fet de tenir tots els convenis gravats a Woffu també ens facilita el control i el seguiment”.
Gestió de les guàrdies en perfils tècnics
El sector alimentari presenta desafiaments específics quant a la creació d’horaris i assignació de mètodes de marcatge que s’ajustin a la realitat de cada individu, especialment per a aquells empleats que han de realitzar guàrdies, com és el cas dels tècnics en el grup del sector alimentari.
Amb Woffu, l’empresa ha aconseguit adaptar la gestió horària a les necessitats particulars d’aquest grup d’empleats, permetent una configuració flexible i personalitzada del sistema de marcatge.
La plataforma facilita el registre precís de les guàrdies i torns especials, assegurant un control eficient i ajustat a les exigències operatives del sector. Aquesta capacitat d’adaptació de Woffu ha estat fonamental per millorar l’experiència tant per als tècnics com per a l’equip de RR.HH.
Woffu com a aliat estratègic per a RR.HH.
L’experiència del grup amb Woffu demostra que una bona elecció en tecnologia pot transformar la gestió dels recursos humans i contribuir significativament a la satisfacció i productivitat de l’equip.
A través d’una eina intuitiva, flexible i amb un suport especialitzat, el grup del sector alimentari ha aconseguit enfortir la cultura d’equip i empoderar els seus empleats en l’autogestió del seu temps.
Agraïm la confiança que el grup del sector alimentari ha dipositat en nosaltres i desitgem continuar treballant junts molts anys més, donant suport al seu èxit i expansió.
Voleu que la vostra història s’assembli a la del grup del sector alimentari?
Coneixeu més de Woffu aquí.
