Sten és un referent internacional per a la indústria de l’encofrat, fundada fa més de 40 anys. Amb presència a 65 països i més de 400 empleats a la seva seu d’Espanya, la seva missió és consolidar-se com un referent d’innovació i qualitat per a la indústria, oferint les millors solucions per a estructures de formigó.
El maig de 2019, el Govern d’Espanya va aprovar el Reial decret llei 8/2019¹, que estableix l’obligació per a les empreses de portar un registre diari de la jornada laboral dels seus empleats.
Tot i que Sten ja registrava les hores d’entrada i sortida dels treballadors mitjançant terminals de fitxatge, aquest sistema presentava algunes limitacions que li impedien dur a terme una gestió del control horari i presència òptima.
D’altra banda, l’empresa d’encofrat gestionava les vacances i les absències dels empleats de manera força manual: utilitzava tres eines diferents per sol·licitar, donar visibilitat i emmagatzemar les sol·licituds. Per això, l’equip de RR. HH. invertia molt de temps i recursos en una gestió parcial de les vacances.
Amb l’objectiu de millorar l’eficiència i la precisió en el seguiment del temps de treball i de les absències, Sten va decidir modernitzar el seu sistema. Va ser llavors quan va optar per Woffu, un programari de RR. HH. especialista en la gestió del temps dels empleats.
Amb l’arribada de Woffu, Sten ha pogut:
- Estalviar un 86% del temps invertit en gestionar les vacances dels empleats
- Obtenir visibilitat i més control de les hores treballades i dels fitxatges realitzats
- Distribuir documents i nòmines de manera digital a la mateixa plataforma de gestió del temps
- Crear informes personalitzats amb el temps treballat i els tipus d’absència sol·licitats per empleat
«Amb Woffu tenim totes les hores treballades i les absències centralitzades. Hem guanyat agilitat, control i molt de temps» diu Jose Cazalla Lopez, responsable de Recursos Humans de Sten.
Conegueu la història de Sten, el seu equip i Woffu.
Més visibilitat de les hores treballades per a Sten
Sten utilitzava terminals per registrar els fitxatges dels empleats, que alhora s’integraven amb SAP, el seu ERP. Tanmateix, la gestió del control horari i presència amb aquestes eines presentava algunes limitacions.
«El programari dels terminals no ens permetia visualitzar els registres i no disposàvem de cap mena de control ni visibilitat dels fitxatges ni de les incidències. Nosaltres no teníem manera de saber quan a un treballador se li oblidava fitxar» comenta Jose.
Per aquest i altres motius va començar la cerca d’una eina que fos intuïtiva i fàcil d’utilitzar. Woffu, programari especialista en control horari i presència, cobria les necessitats i la casuística de la política de jornada laboral de Sten a la perfecció. Per això, en poc temps es va iniciar la implementació i de seguida es van començar a veure beneficis.
«Amb Woffu podem gestionar la política de jornada laboral de manera eficient, perquè hem configurat un sistema que garanteix que tots els empleats compleixin 8 hores i mitja de treball de dilluns a dijous i 5 hores i mitja els divendres, però amb un horari flexible. Això vol dir que no hi ha un horari fix preestablert; només verifiquem i controlem que cada persona compleixi les hores requerides setmanalment» diu Jose.
Gràcies a Woffu, la visibilitat de les hores treballades a Sten va augmentar significativament, permetent tant a l’empresa com als empleats tenir un control més precís i transparent dels fitxatges i de les hores treballades.
Un veritable gestor de vacances
Tal com comenta Jose: «La gestió de les vacances a Sten era força caòtica».
El registre de les vacances implicava l’ús de tres eines diferents:
- Excel perquè els empleats visualitzessin el saldo restant
- Correus electrònics a RR. HH. per rebre la sol·licitud dels dies d’absència
- ERP per desar la sol·licitud i tenir-ne un registre digital
«Aquest procés requeria invertir molt de temps en processos manuals i no assegurava un registre correcte dels dies de vacances gaudits. Tota la responsabilitat queia en els responsables d’equip, que havien de tenir aquest tema controlat» diu Jose.
Woffu no només ha ajudat Sten a portar un millor control de les hores treballades, sinó que també l’ha ajudat a digitalitzar i simplificar en una sola eina tot el procés de sol·licitud i emmagatzematge de les vacances i qualsevol altre motiu d’absència, com ara mudança, maternitat, dies de baixa per IT, etc.
«Amb Woffu hem tret moltíssima feina de control als responsables d’equip; els hem facilitat el dia a dia pel que fa a la planificació de les vacances i l’absentisme» comenta José.
La transparència i la facilitat d’ús de Woffu han incrementat la satisfacció dels empleats, que ara gaudeixen d’un procés de sol·licitud de vacances més clar i accessible.
Estalvi d’un 86% del temps invertit
Abans de la implementació de Woffu, Sten afrontava seriosos reptes en la gestió de les vacances i les absències dels empleats. L’ús de tres eines diferents requeria que l’equip de RR. HH. registrés els dies sol·licitats de manera manual, cosa que resultava ineficient i consumia una quantitat considerable de recursos.
«De mitjana, l’equip dedicava 7,5 hores a la setmana només a intentar portar un control adequat de les vacances dels empleats» comenta Jose.
En ser una tasca manual, deixava marge per a errors i malentesos que podien afectar tant l’administració com els treballadors.
Amb l’adopció de Woffu, la situació va millorar considerablement. Ara, l’equip només necessita dedicar aproximadament 1 hora a la setmana per comprovar i gestionar les sol·licituds i els registres de vacances.
Aquesta reducció del temps invertit es tradueix en un estalvi d’aproximadament un 86,67%. Això suposa un estalvi de 30.000€ *.
Com va conèixer Sten Woffu?
Ramón Barrufet, responsable de sistemes de Sten, era conscient de la situació de l’empresa i de les necessitats específiques que presentava pel que fa a la gestió del control horari i presència i de les vacances.
El 2023, durant un seminari de CUVIV, empresa de consultoria SAP, es van presentar diverses eines dedicades a diferents àrees de les organitzacions, com RR. HH. i finances; entre les eines presentades hi havia Woffu.
A partir de llavors, Ramón i el seu equip comencen a estudiar tres eines diferents de gestió del control horari i presència i d’absències. Cadascuna amb diferents avantatges, interfície i beneficis. Per assegurar-se de prendre la millor decisió, Sten va decidir provar les tres plataformes durant un temps.
Va ser en aquest procés de prova quan Woffu va demostrar ser l’eina ideal, satisfent les necessitats de Sten gràcies al seu nivell d’usabilitat, el seu portal intuïtiu i com de fàcil era entendre i utilitzar la seva aplicació mòbil.
Què és el que més els agrada de Woffu?
La implementació de Woffu a Sten ha transformat la seva manera de gestionar el temps i els recursos. «El que més valor aporta Woffu al nostre equip és l’agilitat amb què ara fem les coses i la visibilitat que ens proporciona» comenta Adria Mallen, tècnic de RR. HH.
El programari de control horari i presència Woffu també ajuda a agilitzar la Comunicació interna entre els empleats i l’empresa gràcies al gestor documental. La distribució de documents importants, com nòmines, contractes i justificants d’absència, és més ràpida, fàcil i ordenada.
«Woffu també ens ha donat la possibilitat de pujar nòmines cada mes, on tothom hi pot accedir en qualsevol moment. Abans pujaven, per exemple, el certificat de retencions de manera manual. Ara amb Woffu ens estalviem molt de temps i tot queda organitzat», diu Adria.
D’altra banda, tota la informació que es recull a través dels fitxatges i les sol·licituds d’absències s’utilitza per generar informes personalitzats que ajuden a entendre millor la situació interna de Sten. «Fem informes setmanals de la presència, per confirmar que tots els empleats han fitxat. I de les absències i els justificants per confirmar les hores sol·licitades», comenta Jose.
Resultats assolits a Sten
En resum, la implementació de Woffu a Sten va aconseguir:
- Estalviar un 86% del temps invertit en gestionar les vacances dels empleats
- Obtenir visibilitat i més control de les hores treballades i dels fitxatges realitzats
- Distribuir documents i nòmines de manera digital a la mateixa plataforma de gestió del temps
- Crear informes personalitzats amb el temps treballat i els tipus d’absència sol·licitats per empleat
Voleu que la vostra història s’assembli a la de Sten?
Coneixeu més de Woffu aquí.
¹https://woffu.com/es/resource/guia-completa-de-la-nueva-ley-de-control-horario/
