El registre de jornada fa anys que és una de les tasques més delicades per als equips de RR.HH. No només per l’obligació legal de documentar cada entrada i sortida, sinó perquè qualsevol error o incompliment pot derivar en sancions importants i en pèrdua de temps gestionant incidències.
En aquest context, una pregunta continua apareixent en moltes empreses: ¿és legal fitxar en paper?
Fins al 2025, sí, fitxar en paper continua sent legal. Tanmateix, els anuncis recents del Govern apunten cap a un canvi de paradigma: el registre de jornada haurà de ser digital, verificable i accessible en temps real.
Això posa sobre la taula una realitat que molts responsables de RR.HH. ja perceben:
- Els sistemes en paper no garanteixen traçabilitat ni objectivitat.
- La seva gestió manual consumeix temps i multiplica els errors.
- I, a més, dificulten el Compliment normatiu davant de possibles inspeccions.
En aquest article analitzem la situació actual, els canvis que s’acosten i què haurien de fer els equips de RR.HH. per anticipar-s’hi.
Què diu la normativa actual sobre si és legal fitxar en paper?
Des del Reial decret llei 8/2019, totes les empreses a Espanya estan obligades a registrar la jornada laboral diària de la seva plantilla, independentment de la mida o del sector.
La llei estableix que el registre ha de ser fiable, inalterable i accessible tant per al treballador com per a la Inspecció de Treball.
En cap punt es prohibeix expressament el registre en paper. Per tant, a dia d’avui continua sent legal fitxar en paper, sempre que es compleixin els requisits de:
- Registre diari de jornada (hora d’inici i de fi).
- Conservació dels registres durant 4 anys.
- Disponibilitat immediata per al treballador i la Inspecció.
No obstant això, la realitat pràctica és que el format en paper ha quedat desfasat davant de les exigències actuals de control, traçabilitat i transparència.
Per què el fitxatge en paper ja no és una bona pràctica?
Tot i que continua sent legal, fitxar en paper deixa els equips de RR.HH. en una posició vulnerable. Alguns dels principals riscos són:
- Manipulació o pèrdua de registres. Un paper signat no garanteix que la dada sigui objectiva o que no hagi estat modificada.
- Dificultat per accedir a la informació. Quan la Inspecció sol·licita els registres, el procés pot ser lent i manual.
- Manca de visibilitat per a RR.HH. No hi ha informes automàtics ni alertes d’hores extres o absències.
- Risc de sanció. Si l’autoritat considera que el sistema no assegura la veracitat del registre, pot imposar multes de fins a 7.500 € per empleat.
En definitiva, el paper pot complir la literalitat de la llei, però no el seu esperit: garantir la transparència i el control efectiu de la jornada laboral.
El nou Reial decret: cap a un registre digital obligatori
A l’octubre del 2025, el Ministeri de Treball va presentar un nou Reial decret sobre el registre horari, impulsat per Yolanda Díaz, que marca un abans i un després.
Segons la ministra, la futura norma busca garantir un control horari “objectiu, transparent i accessible en temps real”.
Els 5 punts clau del nou model
- El registre haurà de ser digital i objectiu — res de documents opacs o manipulables.
- Totes les modalitats de jornada s’hauran de registrar: completa, parcial, flexible, híbrida o per projectes.
- Les dades no es podran modificar sense el consentiment del treballador.
- Cada empleat tindrà accés immediat al seu propi registre i els representants sindicals, al global.
- La Inspecció de Treball podrà accedir-hi en remot i en temps real.
Aquest moviment reforça una tendència clara: el control horari i presència ja no pot dependre de mètodes manuals o en paper.
Què implica això per als equips de RR.HH.?
Per als responsables de persones i d’administració laboral, aquesta reforma no només és una obligació, sinó també una oportunitat per digitalitzar processos i reduir càrregues operatives.
- Automatització: el registre digital elimina tasques repetitives i errors humans.
- Compliment sense friccions: els sistemes homologats emmagatzemen la informació durant els anys que exigeix la llei i permeten auditar fàcilment.
- Visió global: es pot veure en temps real qui està treballant, des d’on i quant de temps hi ha dedicat.
- Experiència de l’empleat: el fitxatge s’adapta a cada perfil i a la seva pròpia necessitat de registre de jornada (app, web, codi QR, terminal físic, etc.).
En resum: la digitalització no és només una qüestió legal, sinó una palanca d’eficiència i transparència a RR.HH.
Aleshores… ¿és legal fitxar en paper el 2025?
Sí, continua sent legal fitxar en paper mentre el nou Reial decret no entri en vigor.
Però cada vegada és menys recomanable, perquè:
- La futura norma exigirà registre digital.
- Els sistemes manuals no ofereixen garanties suficients.
- I la Inspecció ja prioritza la traçabilitat digital com a criteri de compliment.
Per això, les empreses que ja estan migrant a sistemes digitals no només eviten sancions futures, sinó que guanyen temps, eficiència i control des d’avui.
Conclusió: del paper a la dada
El fitxatge en paper pertany a una altra època. Tot i ser legal, ja no respon a les necessitats reals dels equips de RR.HH. ni a la direcció que marca la normativa laboral.
Anticipar-se a la digitalització del registre horari no és una obligació futura, és una decisió intel·ligent avui.
Perquè, al final, registrar bé el temps no és una tasca administrativa: és protegir les persones i l’organització.
Voleu saber com adaptar la vostra política de registre horari al nou marc legal?
👉 Sol·liciteu una demo de Woffu i descobriu com automatitzar el control horari i presència complint la normativa des del primer dia.
