Comparar sistemes de marcatge es complica ràpidament: hi ha diversos tipus de tecnologia, categories de proveïdors que se solapen entre si i una normativa que està canviant aquest mateix any.
En aquesta guia trobareu els tipus de sistemes de marcatge que existeixen, quines categories de proveïdors hi ha al mercat, què diu avui la normativa (i què està a punt de canviar), com implantar-ne un sense que es converteixi en un caos, i els errors que més es repeteixen en triar malament.
Què és un sistema de marcatge i què ha de registrar?
Un sistema de marcatge és qualsevol mètode (paper, Excel, terminal físic o app) que utilitza una empresa per registrar l’hora d’entrada i sortida de cada empleat, incloses les pauses. Des del 2019, és obligatori per a totes les empreses espanyoles, sense excepció de mida, sector o tipus de jornada. És igual que sigueu 8 o 800: si hi ha plantilla, cal registrar la seva jornada.
El que sí és flexible, almenys de moment, és el suport. La llei no imposa un sistema de marcatge concret, només exigeix que el registre existeixi, sigui fiable i es conservi quatre anys, accessible per a l’empresa, la plantilla i la Inspecció de Treball.
Glossari ràpid, per si us creueu amb aquests termes
- Traçabilitat: que qualsevol canvi en un registre quedi marcat, amb data i autor, sense poder-se esborrar.
- RD-llei 8/2019: la norma que des del 2019 obliga a registrar la jornada de tota la plantilla a Espanya.
- Dades biomètriques: empremta dactilar, reconeixement facial o d’iris. L’AEPD les considera dades especialment protegides.
- Geolocalització: ubicació des de la qual es marca, útil per a personal comercial o tècnic en mobilitat.
- Terminal RFID: el rellotge de marcar físic que llegeix una targeta o codi.
Per què és obligatori marcar i què passa si no ho feu?
No tenir un sistema de marcatge, o tenir-ne un que no aguanta una revisió, surt car per dues vies. La primera és la sanció administrativa: el 2024, la Inspecció de Treball va imposar més de 20 milions d’euros en sancions per infraccions relacionades amb el registre de jornada i el temps de treball, un 9% més que l’any anterior. Les quantitats es calculen per cada persona treballadora afectada, no per empresa. La segona via, menys comentada, és la laboral: sense un registre fiable, qualsevol reclamació d’hores extres d’un empleat és molt més difícil de rebatre, perquè la càrrega de la prova recau sobre l’empresa.
Un sistema de marcatge ben portat no és només evitar una multa. És tenir les dades a mà el dia que les necessiteu, sense haver de reconstruir res de memòria.
Tipus de sistemes de marcatge que us podeu trobar
No tots els sistemes de marcatge serveixen per al mateix. Si esteu buscant un sistema per marcar a la feina que encaixi amb el vostre dia a dia, això és el que hi ha al mercat, de més bàsic a més complet:
Paper i Excel
És legal, sí. Però és el mètode amb més risc: ningú no audita un full de càlcul, qualsevol pot modificar-lo sense deixar rastre i, el dia que us toqui una inspecció, defensar aquestes dades costa amunt. A més, avui dia suposa més càrrega manual per a RH que qualsevol altra opció.
Terminal físic o targeta (RFID)
El clàssic rellotge de marcar, ara amb targeta o codi. Continua sent habitual en fàbriques, magatzems o comerços amb accés físic. Funciona bé si tota la plantilla marca des del mateix lloc, però es queda curt tan bon punt apareixen torns rotatius, teletreball o diverses seus.
Marcatge biomètric (empremta o reconeixement facial)
Existeix, però abans d’instal·lar-lo convé que sapigueu això: l’AEPD considera l’empremta i el reconeixement facial dades biomètriques especialment protegides. Usar-los com a sistema únic, sense que hi hagi una alternativa menys invasiva disponible, pot comportar sancions de fins a 365.000 €, com li va passar a una empresa espanyola el 2024. No és el punt de partida més assenyat llevat que tingueu un motiu de seguretat molt concret.
Sistema de marcatge en línia (app, navegador, QR o missatgeria)
És l’opció que més està creixent, i amb motiu. Un sistema de marcatge en línia permet marcar des del mòbil, el navegador, un codi QR a l’entrada o fins i tot des de WhatsApp, Slack o Teams. Serveix igual per a oficina, teletreball, torns rotatius i equips amb mobilitat geogràfica, i guarda cada registre al núvol, amb traçabilitat, sense dependre que algú bolqui dades a mà. Si voleu veure com es tradueix això en el dia a dia, aquí teniu una aplicació de seguiment de temps pensada justament per a això.
Taula comparativa per tipus
| Tipus | Recomanat per a | Avantatge principal | Principal limitació |
|---|---|---|---|
| Paper / Excel | Equips molt petits, pressupost zero | Cost nul | Nul·la traçabilitat, risc davant inspecció |
| Terminal / RFID | Plantilla fixa en un mateix centre | Robust, no depèn del mòbil | No cobreix teletreball ni mobilitat |
| Biomètric | Casos puntuals amb necessitat real de seguretat física | Difícil de suplantar | Risc legal i sancions AEPD si és l’únic mètode |
| En línia app / QR / missatgeria | Empreses amb torns, híbrid o diverses seus | Flexible, traçable, sense fricció per a l’equip | Requereix connexió, llevat de mode fora de línia amb foto/OCR |
Què us trobareu en buscar un sistema de marcatge per a empreses?
Més enllà del mètode tècnic, el mercat s’organitza en quatre grans categories de proveïdors. Saber en quina encaixa el que necessiteu us estalvia mirar quinze webs que, en el fons, venen el mateix amb un altre nom.
- Suites RH completes: marcatge integrat dins d’una plataforma més àmplia que també cobreix nòmina, selecció o avaluació del rendiment. Té sentit si voleu centralitzar tot RH en una sola eina.
- Especialitzades en control horari i presència i torns: el seu focus és exclusivament el marcatge, els torns rotatius i les absències, amb integracions cap a la vostra nòmina o ERP en lloc de substituir-los. Moltes inclouen també gestor documental, informes i un canal de comunicació interna. Solen ser més àgils d’implantar.
- Solucions bàsiques o low-cost: resolen el gest de marcar i poc més. Compleixen la llei, però qualsevol necessitat extra (torns complexos, informes a mida) queda fora.
- Terminal físic o maquinari: el fabricant ven l’aparell i, en molts casos, un programari associat més limitat, encara que alguns es poden connectar amb especialistes en control horari i presència per cobrir el que el maquinari no resol per si sol. Té sentit només si l’accés físic és la vostra principal necessitat.
Rangs de preu orientatius (mercat espanyol, 2026)
| Categoria | Rang habitual | Què inclou normalment |
|---|---|---|
| Programari en línia bàsic | 1 € – 3 € / empleat / mes | Marcatge i poc més |
| Programari de control horari i presència i torns | 1,5 € – 8 € / empleat / mes | Marcatge, torns, absències, informes |
| Suite RH completa | 6 € – 15 €+ / empleat / mes | Marcatge + nòmina + altres mòduls RH |
| Terminal físic | Cost de maquinari + quota mensual | Terminal RFID/biomètric i programari bàsic associat |
Aquests preus són orientatius: varien segons el nombre d’empleats, el país i les funcions concretes que necessiteu. Preneu-los com a referència per no partir de zero, no com a cotització tancada. Tingueu en compte a més que el preu de sortida no sempre és el que pagareu a llarg termini: molts proveïdors apliquen descomptes de benvinguda o per anualitat que desapareixen en la renovació, així que convé preguntar per la tarifa a partir del segon any abans de signar.
Quin sistema de marcatge encaixa segons el vostre tipus d’empresa?
No hi ha un sistema de marcatge de personal universal. El que li serveix a una botiga amb torns partits no li serveix a un equip d’oficina en remot. Com a punt de partida:
- Oficina o treball híbrid: un sistema de marcatge en línia des de navegador o mòbil, sense terminal físic, és el més còmode i el que menys fricció genera.
- Retail i hostaleria amb torns rotatius: necessiteu alguna cosa que gestioni torns i marcatge alhora, amb marcatge presencial ràpid (QR o PIN) per a qui no usa el mòbil personal al seu lloc. Aquí teniu què tenir en compte per organitzar torns de treball rotatius si voleu aprofundir.
- Indústria, obra o magatzem: aquí pesa l’accés físic i les zones amb poca cobertura. Un terminal RFID o un sistema amb opció d’anotar en paper i digitalitzar després (per foto i OCR) resol millor que una app pura.
- Empreses amb diverses seus o diversos convenis: convé prioritzar la centralització de dades i la connexió amb nòmina per sobre de qualsevol altre criteri, perquè és aquí on es multiplica la feina manual si el sistema no ho automatitza.
Quan serà obligatori el marcatge 100% digital?
Aquí convé anar amb dades actualitzades, perquè hi ha força soroll solt. Això és el que hi ha al juliol de 2026:
Vigent avui: el RD-llei 8/2019 obliga a registrar la jornada diària de tota la plantilla, en qualsevol suport, sempre que el registre sigui fiable i estigui disponible quatre anys per a empresa, empleats i Inspecció de Treball. El paper i l’Excel, avui, continuen sent legals si compleixen aquestes condicions.
En aquest moment, el registre horari continua sent obligatori per a totes les empreses, però la normativa vigent no exigeix encara que tots els sistemes de marcatge siguin exclusivament digitals. Tot i així, la tendència normativa apunta cap a registres cada vegada més traçables, accessibles i fàcils de revisar davant d’una possible inspecció.
Per no duplicar informació legal que pot canviar, us recomanem consultar la nostra guia sobre Llei de temps i assistència, on actualitzem les principals novetats sobre registre horari, marcatge digital i obligacions per a empreses.
Què significa això per a vosaltres? Que migrar a un sistema 100% digital encara no és obligatori, però sí és qüestió de temps. Moure-us ara, amb calma, us evita fer-ho després amb pressa i sense marge per comparar opcions. Podeu seguir el detall punt per punt a els 5 punts clau que el vostre control horari i presència ha de complir ja.
Què tenir en compte abans de triar un sistema de marcatge?
Amb la part legal i de mercat clara, toca la pregunta pràctica. Abans de decidir-vos, reviseu això:
- Ho farà servir de debò el vostre equip? Un sistema que exigeix massa passos per marcar acaba en registres “aproximats” a final de mes. Quants menys clics, millor.
- Cobreix com treballa la vostra plantilla avui i d’aquí a un any? Torns rotatius, teletreball, diverses seus o personal sense ordinador necessiten mètodes diferents: mòbil, QR, missatgeria.
- Connecta amb la vostra nòmina o ERP? Si ja treballeu amb SAP, Oracle o A3, que la dada del marcatge arribi sola fins allà us estalvia el doble picat manual cada mes.
- Què passa el dia que arriba una inspecció? Un bon sistema de marcatge per a empleats hauria de generar l’informe de jornada sol, sense que hàgiu de reconstruir res a mà.
- I si alguna cosa falla? El suport i el temps de posada en marxa (onboarding) importen tant com l’eina. Un sistema que triga mesos a implantar-se costa més del que estalvia.
Com implantar un sistema de marcatge sense que es converteixi en un caos
Triar l’eina és només la meitat de la feina. Com la poseu en marxa decideix si la vostra plantilla l’adopta o l’esquiva.
- Definiu la política abans d’anunciar l’eina. Què es marca, com es justifiquen els oblits i qui aprova les correccions. Sense això, qualsevol sistema genera dubtes des del primer dia.
- Comuniqueu-ho amb antelació i expliqueu el perquè. A un equip que entén que és per llei i per protegir-lo a ell tant com a l’empresa, li costa menys adoptar el canvi que a un que sent que el vigilen.
- Comenceu amb un pilot en un equip o centre. Detecteu friccions reals abans de generalitzar el canvi a tota la plantilla.
- Formeu els perfils menys digitals. No tothom es maneja igual amb una app; una sessió curta evita setmanes de dubtes repetits a RH.
- Reviseu als 30 dies. És el termini habitual d’onboarding en les solucions en línia serioses. Si a aquestes alçades encara hi ha fricció, el problema sol estar en l’eina, no en l’equip.
Errors comuns en triar o implantar un sistema de marcatge
- Triar només per preu. El barat que no cobreix torns o integracions acaba generant feina manual que compensa, amb escreix, el que vau estalviar en contractar-lo.
- No pensar en com creixerà l’empresa. Un sistema pensat per a 10 persones fixes a l’oficina es queda curt tan bon punt apareixen torns, seus noves o teletreball parcial.
- Recórrer a biometria sense necessitat real. A més del risc de sanció, sol generar més rebuig intern que qualsevol altre mètode.
- No comunicar el canvi a la plantilla. El sistema més complet del mercat falla si l’equip no entén per a què serveix o ho viu com a control excessiu.
- Ignorar la integració amb nòmina. Si la dada del marcatge no arriba sola a la nòmina, algú haurà de traduir-la a mà cada mes, indefinidament.
Un sistema de marcatge no és només una casella que marcar per a la llei. Ben triat, us retorna hores de gestió cada setmana i us treu la sensació d’estar al damunt del vostre equip tot l’estona.
Si ja teniu clar que voleu alguna cosa digital, això és el que us trobareu amb Woffu: marcatge des del mòbil, el navegador, un codi QR o directament des de WhatsApp, Slack o Teams, sense que el vostre equip hagi de canviar de rutina. Aquest registre es connecta sol amb torns i vacances dins del mateix programari. A més, podeu integrar-lo amb el vostre ERP (SAP, Oracle, A3) per tenir la nòmina al dia, així que no torneu a picar xifres a mà. Per això els nostres clients arriben a una adopció del 99%, es posen en marxa en 30 dies de mitjana i recuperen 11.036 hores a l’any en gestió administrativa. Aquí podeu veure com és en detall la nostra aplicació de seguiment de temps.
Si preferiu que us ho ensenyem en directe, programeu una demo amb nosaltres i ho veurem aplicat al vostre cas concret.
Preguntes freqüents sobre els sistemes de marcatge
És obligatori un sistema de marcatge per a totes les empreses?
Sí. Des del 2019, qualsevol empresa espanyola ha de registrar la jornada diària de tota la seva plantilla, sense importar-ne la mida, el sector o el tipus de contracte.
Puc continuar utilitzant Excel per fitxar?
Sí, avui continua sent legal, sempre que el registre sigui fiable i es conservi quatre anys. El risc no és legal, és pràctic: és fàcil de manipular i difícil de defensar davant d’una inspecció.
Què passa si no fitxo o la meva empresa no té sistema de marcatge?
L’empresa s’exposa a sancions de la Inspecció de Treball, calculades per cada treballador afectat, i queda en pitjor posició davant de qualsevol reclamació d’hores extra, perquè no pot demostrar la jornada real.
Pot l’empresa obligar-me a utilitzar un mètode de marcatge concret?
Sí, dins del que és raonable, sempre que informi la plantilla i respecti la normativa de protecció de dades. La geolocalització o la biometria, per exemple, requereixen informar i, en el cas de dades biomètriques, justificar que no hi ha una alternativa menys invasiva.
Quan serà obligatori el marcatge digital?
Encara no hi ha data. Hi ha un Reial Decret en tràmit que l’exigiria, però el dictamen contrari del Consell d’Estat (març del 2026) ha frenat el procés. Les previsions més realistes apunten a finals del 2026 o inicis del 2027.
Quant costa un sistema de marcatge?
Depèn del mètode i del proveïdor. Les solucions en línia bàsiques solen anar d’1 € a 3 € per empleat al mes, les especialitzades en control horari i presència i torns de 2 € a 8 €, i les suites d’HR completes poden superar els 6-15 €. Els preus de sortida no sempre es mantenen després de la renovació, així que convé confirmar la tarifa a partir del segon any. Un programari per fitxar empleats bàsic i un terminal físic amb maquinari propi tenen a més estructures de cost diferents: el segon suma la inversió inicial en l’aparell.
Puc canviar de sistema de marcatge a meitat d’any sense perdre l’històric?
En la majoria dels casos sí, sempre que exportis els registres del sistema anterior abans de donar-lo de baixa. És recomanable conservar aquesta exportació a part, ja que l’obligació de guardar quatre anys d’historial continua sent teva, no del proveïdor.
Un sistema de marcatge serveix també per gestionar torns i absències?
Els més complets, sí. A més de registrar la jornada, permeten planificar torns, gestionar vacances i absències, i generar informes automàtics, tot des del mateix lloc on es fitxa.
