Aquí empieza tu proceso de onboarding de Woffu
Para que el proceso de puesta en marcha de Woffu en tu empresa sea un éxito, es importante que sigas estos pasos:
1
Detallar vuestras políticas internas acompañado de tu Customer Success Manager para saber cómo debemos configurar Woffu.
2
Completar la plantilla de excel para cargar los datos de los usuarios de manera masiva
3
Formación personalizada sobre cómo usar Woffu según vuestras políticas internas.
4
Planear de forma conjunta cómo se va a activar Woffu en tu empresa.
5
¡Activa los usuarios y tu cuenta ya estará lista para usar!
Conceptos básicos e importantes para la implementación
1. Estructura de Woffu
1.A Roles:
Son los diferentes tipos de permisos que puede tener un empleado que usa Woffu. Tenemos tres roles básicos:
- Usuario: Su función principal en la plataforma es registrar su tiempo mediante fichajes y solicitudes de compensación y vacaciones.
- Responsable: Su función principal consiste en gestionar a su equipo, su tiempo de trabajo y permisos de ausencia y presencia.
Haz el ejercicio:
¿Quién tiene que aprobar las solicitudes y fichajes de los empleados? - Administrador: Tiene la capacidad de configurar la plataforma y administrar sus parámetros, así como también tiene acceso y visibilidad completa de todo el contenido y la actividad dentro de la plataforma.
Haz el ejercicio:
¿Quién tiene que tener los permisos para configurar Woffu?
*Para conseguir una mejor visibilidad por usuario, podemos combinar permisos y crear roles personalizados.
1.B Centro:
Son las sucursales que puede tener una empresa, permite poder filtrar y agrupar a los empleados dentro de la plataforma.
1.C Departamento:
Son las agrupaciones de los usuarios, lo que te permite tener una mejor visibilidad dentro de la plataforma.
Haz el ejercicio:
¿De qué manera quieres organizar los usuarios en la plataforma para tener un mayor control y visibilidad sobre sus actividades?
1.D Atributos:
Campos de información adicional que puedes personalizar a tu manera.
2. Conceptos de Presencia
2.A Horarios:
Definen el total de horas teóricas o efectivas que se deben trabajar, los días laborables y descanso semanal. En Woffu existen varios tipos de horarios:
- Delimitados: Es un horario con una entrada y salida establecida. Si es el caso, podrás indicar períodos de tolerancia dentro del horario. Por ejemplo: De 9-15 hs
- Flexibles: Es un horario que no indica la hora de entrada y salida, solo refleja el total de horas diarias que debe trabajar un empleado.
- Turnos cambiantes: Horarios delimitados que definen la posibilidad de horario que puede tener un empleado en un día en concreto. Después mediante una planificación se podrá indicar a cada empleado la secuencia horaria que deberá realizar. Ej. Horario de mañana; Horario de tarde y Horario de noche.
*Para hacer la configuración, debes conocer los diferentes horarios de los empleados.
2.B Política horaria:
Para reflejar con precisión la realidad de tu empresa, dispones de varias opciones para gestionar el registro de horas extra u horas adicionales fichadas.
Haz el ejercicio:
¿Qué política horaria tienes? ¿Qué política de exceso de jornada se aplica actualmente en la compañía?
2.C Motivos de presencia:
Es una justificación específica para la asistencia de un empleado en la empresa, como por ejemplo; teletrabajo, visitas de cliente, viaje, guardia, etc. Se usa para diferenciar entre distintos tipos de presencia más allá del simple fichaje.
2.D Métodos de fichaje:
En Woffu tenemos 10 formas de registrar la jornada laboral.
¿Cómo quieres que fichen tus empleados?
Web
App móvil
Extensión Chrome
Código PIN
Código QR
Dispositivos físicos
Nuevo
Microsoft Teams
Nuevo
Slack
Nuevo
Foto/OCR
Nuevo
3. Conceptos de Ausencia
3.A Calendario:
Definen los festivos definidos por el BOE, se crean mediante el código postal.
*Es importante conocer los códigos postales que definen los festivos de los usuarios y los festivos locales de las poblaciones.
3.B Vacaciones:
Se refiere al saldo anual, que se actualiza a medida que se van solicitando y disfrutando las solicitudes.
Existen vacaciones por:
- Días laborales.
- Días naturales.
Para empezar a utilizar la plataforma deberás decidir si quieres:
- Informar del saldo actual de vacaciones a día de hoy de los empleados.
- Informar del total asignado a inicio del año a cada empleado y posteriormente realizar todas las solicitudes realizadas desde el inicio de ejercicio hasta ahora, con el fin de dejar el saldo actualizado para el día de la activación.
*Ten lista la cantidad de días de vacaciones y la fecha de vencimiento de cada empleado, en caso de que desees incluirla en la plataforma.
3.C Ausencias:
Los permisos retribuidos que establece el convenio colectivo.
*Ten claro el listado de permisos que podrán tener disponibles los empleados según el BOE y políticas horarias internas.
3.D Posibilidad de crear bolsas que permite a los empleados visualizar el saldo disponible actual, incluyendo un saldo personalizado que se indicará la cantidad disponible para solicitar.
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