Gestionar les vacances d’una empresa mai no ha estat una tasca fàcil per a ningú. Primer convé estudiar les necessitats organitzatives de cada departament. Després, quadrar dates amb cadascun dels membres de l’equip. I, a partir d’aquí, plantejar l’esborrany a Recursos Humans perquè ens en donin l’aprovació.
Tots sabem què significa organitzar unes vacances en una empresa. I si no comptem amb cap eina que ens ajudi a agilitzar la tasca, el procés fins que arriba el moment de gaudir-ne pot convertir-se en un intercanvi infinit de correus electrònics. En una infinitat de modificacions que condueixen de manera inevitable a incidències i a una pèrdua de temps i recursos molt valuosos.
Tot per arribar, al cap d’uns mesos, a un nou període, per Nadal, Setmana Santa o l’estiu vinent, la gestió del qual tornarà a ser, absolutament esgotadora per a l’equip de Recursos Humans.
Gestionar ara les vacances d’estiu: una realitat complexa
És clar que la situació actual complicarà una mica més la gestió aquest estiu. És molt probable que els professionals hagin d’agafar les vacances en moments diferents. Alguns tindran menys vacances perquè hauran estat en situació d’ERTO i haurem de calcular de manera transparent i precisa els seus dies disponibles. Altres hauran comptat amb el Permís Retribuït Recuperable i estaran recuperant les seves hores de manera coordinada fins al desembre. És clar que les diferents casuístiques faran encara més complexa la tasca de gestionar les vacances.
Com podem ajudar els nostres equips a gestionar les vacances d’una manera més àgil? Com podem oferir més transparència als nostres empleats i responsables? La resposta és, sens dubte, en la digitalització.
Els avantatges de digitalitzar la gestió de les vacances
Digitalitzar la gestió de les vacances és una opció perfectament viable i ràpida d’adaptar a la realitat de qualsevol empresa. A través de Woffu, podem:
- Sol·licitar vacances (o absències) en tot just tres clics. Els empleats trien els seus dies i els envien a Recursos Humans directament, sense correus pel mig, després d’haver-ho acordat amb els seus equips, si així ho dicta la política de cada departament. Aquesta petició es pot fer en qualsevol moment i des de qualsevol lloc a través de Woffu, cosa que sens dubte és perfecta per a aquells professionals que encara estiguin teletreballant.
- Donar i obtenir l’aprovació directament. Un cop rebuda la sol·licitud, si els dies de vacances o d’absència s’aproven, el departament de Recursos Humans o els responsables immediats podran confirmar-la o rebutjar-la, fent les indicacions que calguin. De fet, fins i tot es poden configurar normes, perquè així tots els membres de l’equip tinguin en compte com sol·licitar les seves vacances i en quines dates. En el cas de les absències que s’hagin de justificar, els empleats podran adjuntar els justificants dins de la mateixa plataforma, de manera ràpida i àgil.
- Autogestionar les vacances. Woffu és una bona manera de tenir sempre clar quants dies de vacances li queden a cada empleat, planificar els seus dies lliures i presentar qualsevol sol·licitud, encara que sigui per hores.
- Estalviar temps i recursos. L’intercanvi de correus electrònics, els canvis constants i qualsevol altre detall organitzatiu pot ser un obstacle per als professionals del departament de Recursos Humans, la tasca dels quals no s’acaba en l’organització de les vacances de l’empresa. Gràcies a Woffu, tant ells com la resta d’empleats poden estalviar el 85% del temps dedicat a la gestió de vacances i absències i fins a un 55% en costos de la gestió del temps.
I vosaltres, com organitzareu aquest any les vacances?
