El registro de jornada lleva años siendo una de las tareas más delicadas para los equipos de RR.HH. No solo por la obligación legal de documentar cada entrada y salida, sino porque cualquier error o incumplimiento puede derivar en sanciones importantes y en pérdida de tiempo gestionando incidencias.
En este contexto, una pregunta sigue apareciendo en muchas empresas: ¿es legal fichar en papel?
Hasta 2025, sí, fichar en papel sigue siendo legal. Sin embargo, los recientes anuncios de El Gobierno apuntan hacia un cambio de paradigma: el registro de jornada deberá ser digital, verificable y accesible en tiempo real.
Esto pone sobre la mesa una realidad que muchos responsables de RR.HH. ya perciben:
- Los sistemas en papel no garantizan trazabilidad ni objetividad.
- Su gestión manual consume tiempo y multiplica los errores.
- Y, además, dificultan el cumplimiento normativo ante posibles inspecciones.
En este artículo analizamos la situación actual, los cambios que se avecinan y qué deberían hacer los equipos de RR.HH. para anticiparse.
¿Qué dice la normativa actual sobre si es legal fichar en papel?
Desde el Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas en España están obligadas a registrar la jornada laboral diaria de su plantilla, independientemente del tamaño o sector.
La ley establece que el registro debe ser fiable, inalterable y accesible tanto para el trabajador como para la Inspección de Trabajo.
En ningún punto se prohíbe expresamente el registro en papel. Por tanto, a día de hoy sigue siendo legal fichar en papel, siempre que se cumplan los requisitos de:
- Registro diario de jornada (hora de inicio y fin).
- Conservación de los registros durante 4 años.
- Disponibilidad inmediata para el trabajador y la Inspección.
No obstante, la realidad práctica es que el formato papel ha quedado desfasado frente a las exigencias actuales de control, trazabilidad y transparencia.
¿Por qué el fichaje en papel ya no es una buena práctica?
Aunque sigue siendo legal, fichar en papel deja a los equipos de RR.HH. en una posición vulnerable. Algunos de los principales riesgos son:
- Manipulación o pérdida de registros. Un papel firmado no garantiza que el dato sea objetivo o que no haya sido modificado.
- Dificultad para acceder a la información. Cuando la Inspección solicita los registros, el proceso puede ser lento y manual.
- Falta de visibilidad para RR.HH. No hay reportes automáticos, ni alertas de horas extra o ausencias.
- Riesgo de sanción. Si la autoridad considera que el sistema no asegura la veracidad del registro, puede imponer multas de hasta 7.500 € por empleado.
En definitiva, el papel puede cumplir con la literalidad de la ley, pero no con su espíritu: garantizar la transparencia y el control efectivo de la jornada laboral.
El nuevo Real Decreto: hacia un registro digital obligatorio
En octubre de 2025, el Ministerio de Trabajo presentó un nuevo Real Decreto sobre el registro horario, impulsado por Yolanda Díaz, que marca un antes y un después.
Según la ministra, la futura norma busca garantizar un control horario “objetivo, transparente y accesible en tiempo real”.
Los 5 puntos clave del nuevo modelo
- El registro deberá ser digital y objetivo — nada de documentos opacos o manipulables.
- Todas las modalidades de jornada deberán registrarse: completa, parcial, flexible, híbrida o por proyectos.
- Los datos no podrán modificarse sin el consentimiento del trabajador.
- Cada empleado tendrá acceso inmediato a su propio registro y los representantes sindicales al global.
- La Inspección de Trabajo podrá acceder en remoto y en tiempo real.
Este movimiento refuerza una tendencia clara: el control horario ya no puede depender de métodos manuales o en papel.
¿Qué implica esto para los equipos de RR.HH.?
Para los responsables de personas y administración laboral, esta reforma no solo es una obligación, sino también una oportunidad para digitalizar procesos y reducir cargas operativas.
- Automatización: el registro digital elimina tareas repetitivas y errores humanos.
- Cumplimiento sin fricciones: los sistemas homologados almacenan la información durante los años que exige la ley y permite auditar fácilmente.
- Visión global: se puede ver en tiempo real quién está trabajando, desde dónde y cuánto tiempo ha dedicado.
- Experiencia del empleado: el fichaje se adapta a cada perfil y a su propia necesidad de registro de jornada (app, web, código QR, terminal físico, etc.).
En resumen: la digitalización no es solo una cuestión legal, sino una palanca de eficiencia y transparencia en RR.HH.
Entonces… ¿es legal fichar en papel en 2025?
Sí, sigue siendo legal fichar en papel mientras el nuevo Real Decreto no entre en vigor.
Pero cada vez es menos recomendable, porque:
- La futura norma exigirá registro digital.
- Los sistemas manuales no ofrecen garantías suficientes.
- Y la Inspección ya prioriza la trazabilidad digital como criterio de cumplimiento.
Por eso, las empresas que ya están migrando a sistemas digitales no solo evitan sanciones futuras, sino que ganan tiempo, eficiencia y control desde hoy.
Conclusión: del papel al dato
El fichaje en papel pertenece a otra época. Aunque legal, ya no responde a las necesidades reales de los equipos de RR.HH. ni a la dirección que marca la normativa laboral.
Anticiparse a la digitalización del registro horario no es una obligación futura, es una decisión inteligente hoy.
Porque, al final, registrar bien el tiempo no es una tarea administrativa: es proteger a las personas y a la organización.
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